Green Pass (GP) nel lavoro privato – Domande e Risposte
Ambito di applicazione temporale
D: Quando entrano in vigore gli obblighi di cui al Decreto Legge 21 settembre 2021, n. 127 (“DL”)?
R: L’obbligo di esibizione, verifica e controllo del GP in ambito lavorativo privato sarà in vigore a far data dal 15 ottobre 2021 e sino al 31 dicembre 2021 (salve eventuali proroghe connesse al prolungamento dello stato di emergenza).
D: Cosa devono fare i datori di lavoro entro il 15 ottobre 2021?
R: I datori di lavoro devono organizzare la propria struttura al fine di ottemperare alle previsioni di cui al DL con particolare riguardo all’obbligo di verifica del GP all’ingresso dei luoghi di lavoro e dovranno pertanto:
▪ definire le modalità di ingresso / accesso agli uffici anche in conformità alle prescrizioni del Protocollo delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid 2019 (aggiornato il 6 aprile 2021) negli ambienti di lavoro e con il medico competente (di seguito anche solo “Protocollo”);
▪ coordinarsi con il medico competente;
▪ individuare i soggetti incaricati a verificare eventuali violazioni del DL e, quindi, delle regole di accesso (con specifico riferimento ai soggetti incaricati di effettuare i controlli, sarebbe opportuno individuarne un numero ampio in modo da poter garantire una copertura capillare, anche in considerazione di eventuali assenze/sostituzioni);
▪ preparare documenti di nomina (“atto formale”) dei soggetti deputati alle verifiche/controlli;
▪ definire e comunicare le regole di rientro al lavoro da parte dei lavoratori sprovvisti di GP, ad esempio prevedendo una comunicazione da parte degli stessi che, con un preavviso minimo, avvertano l’azienda del loro rientro
D: Cosa devono fare i datori di lavoro dal 15 ottobre 2021 al 31 dicembre 2021?
R: I datori di lavoro devono:
▪ continuare a mettere in atto tutte le misure necessarie atte a contenere la diffusione del virus negli ambienti di lavoro, con l’adozione e l’aggiornamento delle policy aziendali;
▪ verificare il possesso del GP da parte dei lavoratori e di tutti coloro che accedono, per svolgere attività di lavoro, agli spazi aziendali;
▪ segnalare alle autorità eventuali violazioni;
▪ in generale, tutelare la salute e la sicurezza dei propri lavoratori.
Ambito di applicazione soggettivo
D: A chi si applica il DL?
R: In ambito privato: a tutti i datori di lavoro e a tutti i lavoratori (“a qualsiasi titolo”), inclusi quindi anche i lavoratori autonomi.
D: Nell’ambito del settore privato, sono coinvolti tutti i datori di lavoro?
R: Sì.
D: Quali sono i lavoratori coinvolti?
R: Tutti coloro che svolgono, a qualsiasi titolo, la propria attività lavorativa o di formazione o di volontariato nei luoghi di lavoro, sulla base di contratti esterni.
D: Nell’ambito dei lavoratori dipendenti, l’obbligo di verifica del GP vale anche per i lavoratori che non sono direttamente assunti dalla società ma che svolgono la loro prestazione lavorativa presso i locali aziendali/cantieri (es. somministrati, distaccati, personale impiegato nell’ambito di appalti)? Se sì, a chi spetta la verifica?
R: Sì, fermo restando che, così come espressamente previsto, “la verifica sul rispetto delle prescrizioni è effettuata anche dai rispettivi datori di lavoro”, così intendendo che l’obbligo di verifica grava altresì su chi ha la titolarità del luogo di lavoro presso cui la prestazione viene svolta.
D: Ci sono alcuni soggetti esclusi dal campo di applicazione del DL? Se sì, chi sono?
R: Sì, a parte i soggetti con meno di 12 anni (che generalmente non rilevano ai fini lavorativi), i “soggetti che per condizione medica non possono ricevere o completare la vaccinazione per ottenere una certificazione verde COVID-19”, così come espressamente previsto dalla Circolare del Ministero della Salute del 4 agosto 2021.
D: Un soggetto esentato dalla campagna vaccinale può fare un’autocertificazione?
R: No, deve presentare certificazione idonea rilasciata dal medico curante.
D: La certificazione medica può essere presentata successivamente dal soggetto esentato?
R: No, stando al tenore letterale della norma, la certificazione medica deve essere presentata al momento dell’ingresso negli uffici e non può essere posticipata.
D: I cittadini extra UE in possesso di “green pass” rilasciati dai loro Paesi possono accedere dopo aver esibito il documento?
R: Sì, le certificazioni extra-UE possono essere ritenute equivalenti al Green Pass, in conformità a quanto previsto dall’Ordinanza del Ministero della Salute del 29 luglio 2021, secondo cui “… le certificazioni rilasciate dalle autorità sanitarie del Canada, Giappone, Israele, Regno Unito di Gran Bretagna e Irlanda del Nord (compresi Gibilterra, Isola di Man, Isole del Canale e basi britanniche nell’isola di Cipro ed esclusi i territori non appartenenti al continente europeo) e Stati Uniti d’America, sono riconosciute come equivalenti a quelle dell’Unione Europea emesse dopo la vaccinazione oppure un test negativo oppure la guarigione da COVID-19” (art. 7).
Ambito di applicazione oggettivo
D: Ci sono obblighi del DL in capo al singolo lavoratore?
R: Sì, avere ed esibire a richiesta il GP per accedere al luogo dove svolge l’attività lavorativa.
D: Il datore di lavoro deve continuare a misurare anche la temperatura all’ingresso?
R: Sì, il protocollo delle misure per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid 2019 (aggiornatoli 6 aprile 2021) negli ambienti di lavoro (“Protocollo”) rimane in vigore.
D: Il datore di lavoro deve continuare ad attuare le misure di distanziamento? Fornire gel disinfettanti e mascherine? E, più in generale, fornire le raccomandazioni ai lavoratori e chi accede agli uffici?
R: Sì, il Protocollo rimane in vigore.
D: I lavoratori devono indossare le mascherine?
R: Sì, in conformità a quanto previsto dalle policy in essere, sentito il parere del medico competente per l’applicazione e la verifica delle regole contenute nel Protocollo.
Controlli
D: Tramite quale strumento vengono effettuati i controlli?
R: In forza del DPCM del 17 giugno 2021, i controlli avvengono esclusivamente mediante una apposita app, denominata “VerificaC19”, che permette (i) la lettura del QR Code contenuto nel GP; (ii) l’attestazione dell’autenticità, della validità e dell’integrità della certificazione stessa; e (iii) la visione delle generalità dell’intestatario (senza tuttavia rendere note le informazioni che hanno determinato l’emissione del GP). La App è gratuita ed è scaricabile dagli store per essere installata sul dispositivo mobile del verificatore.
D: Chi effettua il controllo del GP?
R: Stando alla formulazione della norma, il controllo viene effettuato dal “datore di lavoro”, e dunque dagli ausiliari (interno o esterni) formalmente incaricati.
D: Il soggetto delegato deve essere un dipendente della Società oppure l’incarico può essere conferito anche a “soggetti esterni” all’organizzazione aziendale (ad esempio, collaboratori autonomi, dipendenti di società terze)?
R: Il soggetto delegato potrà essere uno dei dipendenti della società che effettua il controllo. Quanto ai “soggetti esterni” non vi sono indicazioni esplicite al riguardo. La norma infatti fa riferimento ai “soggetti delegati”; conseguentemente, tale delega sembrerebbe non vietata.
D: Quali sono le formalità necessarie per poter delegare lo svolgimento dei controlli?
R: E’ necessario che il datore di lavoro rediga una delega scritta recante le necessarie istruzioni sull’esercizio dell’attività di verifica.
D: Quando il datore di lavoro dovrà fornire tale delega al soggetto incaricato?
R: Prima (“prioritariamente”) dell’inizio delle attività di verifica sul luogo di lavoro, quindi prima del 15 ottobre 2021.
D: Che contenuto deve avere la delega?
R: Non c’è una specifica previsione normativa in tal senso ma riteniamo che la delega (nominativa) debba essere corredata delle informazioni per la corretta gestione dei controlli (ad esempio, quando effettuare i controlli all’ingresso, descrizione dell’attività da porre in essere, come effettuare le segnalazioni per le violazioni).
D: È necessaria un’attività di formazione per i soggetti delegati?
R: Sebbene non sia espressamente prevista dalla normativa, un’attività di formazione sarebbe opportuna e, quindi, consigliabile, anche per evitare che una mala gestione dei controlli esponga il datore di lavoro a responsabilità.
D: Chi controlla può richiedere, oltre al GP, anche il documento di identità?
R: La normativa prevede che il possessore del GP dimostri, a richiesta di colui che esegue l’attività di verifica, la propria identità personale mediante l’esibizione di un documento di identità.
D: Chi controlla può trattenere una copia del GP e/o del documento di identità?
R: No, il DL parla di “esibizione” e il Garante della Privacy ha chiarito che non è consentito fare copia del documento né conservarlo. In particolare, con decisione del 3 settembre 2021, il Garante per la protezione dei dati personali ha precisato che “copia del documento e di indicazione della data di scadenza e la successiva conservazione di tali elementi, rappresentano una violazione della vigente disciplina in materia di protezione dei dati personali giacché il titolare del trattamento – (…) – non ha titolo per acquisire la data di scadenza del Green Pass e conservare gli altri dati personali contenuti nel medesimo documento.” Con successiva risposta, pubblicata il 6 settembre 2021, il Garante a conferma di quanto sopra ha richiamato il “rispetto del principio di minimizzazione che non deve comportare la rilevazione di dati eccedenti le finalità perseguite e, in particolare, di dati inerenti la condizione sanitaria dell’interessato”.
D: Qualora vi fossero problematiche nell’utilizzo dell’app “VerificaC19”, chi controlla cosa può fare? Può trattenere una copia del GP e/o del documento di identità?
R: No, nessun documento può essere trattenuto dal “controllore” (infatti anche l’app non registra nessuna informazione, si limita a verificare istantaneamente la validità o meno del GP).
D: Qualora vi fossero problematiche nell’utilizzo dell’app “VerificaC19”, chi controlla cosa può fare? Può fare entrare il soggetto?
R: Sarebbe altamente rischioso dal momento che si potrebbe configurare un inadempimento di quanto prescritto dalla normativa. Qualora non fosse possibile ripristinare il servizio e fosse necessario non ritardare l’accesso, il controllo potrebbe avvenire in un secondo momento
D: La verifica può ritenersi adempiuta solo mostrando il GP?
R: No, il rispettivo “QR code” deve essere verificato tramite applicazione.
D: In che momento vanno effettuati i controlli?
R: Stando a quanto disposto dalla normativa, i controlli andrebbero effettuati prioritariamente, ove possibile, al momento dell’accesso ai luoghi in cui l’attività lavorativa è svolta.
D: È necessario redigere una policy sul controllo dei GP?
R: La normativa dispone che il datore di lavoro definisca, entro il prossimo 15 ottobre, le modalità operative per l’organizzazione delle verifiche. Conseguentemente, anche al fine di dimostrare la corretta esecuzione delle operazioni di controllo, è consigliabile redigere una specifica policy sul punto o inserirla nell’ambito di una più generale policy sul rientro in ufficio dei lavoratori, dandone la più ampia visibilità e diffusione.
D: Si possono eseguire controlli a campione?
R: Si, la normativa prevede espressamente la possibilità di effettuare controlli a campione dei soggetti tenuti all’esibizione del GP.
D: Cosa si intende per controlli a campione?
R: Generalmente per “controllo a campione” si intende una verifica mirata e non generalizzata, sul posto, circa l’esistenza o l’inesistenza di i determinati elementi (es. un documento). Non vi sono, al momento, precise indicazioni su come effettuare questa attività di controllo.
D: Si possono eseguire solo controlli a campione?
R: Non è escluso dal tenore letterale della norma ma riteniamo che tale modalità possa generare maggiori problematiche ai fini dell’onere della prova in caso di controlli e/o contestazioni.
D: I controlli devono essere ripetuti quotidianamente?
R: Sì. Poiché non è possibile desumere, dall’App Verifica C19, la data di scadenza del GP né alcuna registrazione dei dati è effettuata dall’APP, è necessario eseguire controlli giornalieri.
D: Come fa il datore di lavoro a provare di avere effettuato tutti i controlli?
R: Al fine di dimostrare l’adempimento, consigliamo di: (i) adottare cartellonistica circa il percorso da seguire ai fini dell’effettuazione dei controlli; (ii) adottare una policy da diffondere all’interno dell’azienda sulle modalità di effettuazione dei controlli.
D: Quali sono le autorità che possono fare attività ispettiva sulla corretta osservanza del DL? E da chi sono irrogate le eventuali sanzioni?
R: Forze di polizia, del personale dei corpi di polizia municipale munito della qualifica di agente di pubblica sicurezza e, ove occorra, delle Forze armate (art. 4, comma 9, D.L. 19/2020). I controlli possono altresì essere effettuati dal personale ispettivo dell’azienda sanitaria locale competente per territorio e dell’Ispettorato nazionale del lavoro (limitatamente alle sue competenze in materia di salute e di sicurezza nei luoghi di lavoro). Le eventuali sanzioni sono irrogate dal Prefetto
Violazioni – Sanzioni
D: Cosa succede se il datore di lavoro non verifica i GP?
R: In caso di accertamento della relativa violazione da parte delle autorità competenti, è prevista l’applicazione di una sanzione amministrativa da un minimo di 400 ad un massimo di 1.000 Euro (raddoppiata in caso di violazioni reiterate).
D: Cosa accade se il lavoratore elude le verifiche e viene sorpreso dal datore di lavoro senza GP?
R: In caso di accertamento della relativa violazione (da parte delle autorità competenti), è prevista l’applicazione di una sanzione amministrativa da un minimo di 600 ad un massimo di 1.500 euro (raddoppiata in caso di violazioni reiterate). Il datore di lavoro sarebbe inoltre legittimato ad avviare una procedura disciplinare.
D: Cosa succede se il lavoratore comunica di non essere in possesso di GP?
R: Il lavoratore è considerato assente ingiustificato (con conseguente sospensione della retribuzione/compenso/emolumento) sino alla presentazione del GP, “senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro”. L’azienda non deve formalizzare nulla in questo caso, in quanto si tratta di un automatismo, quindi non occorre fare comunicazioni al lavoratore
D: Cosa succede se il lavoratore, al momento dell’accesso al luogo di lavoro, risulta privo di GP?
R: Il lavoratore è considerato assente ingiustificato (con conseguente sospensione della retribuzione/compenso/emolumento) sino alla presentazione del GP, “senza conseguenze disciplinari e con diritto alla conservazione del rapporto di lavoro”. L’azienda non deve formalizzare nulla in questo caso, in quanto si tratta di un automatismo, quindi non occorre fare comunicazioni al lavoratore
D: Cosa succede se il lavoratore si rifiuta di esibire il GP?
R: Poiché senza GP non si può accedere al luogo di lavoro, tale situazione diventa equiparabile a quella di cui alla domanda precedente.
D: L’assenza ingiustificata del lavoratore può comportare l’avvio di un procedimento disciplinare?
R: No. Tuttavia, il DL prevede che il lavoratore perde il diritto alla retribuzione fino a quando non presenta il GP ma mantiene il diritto alla conservazione del posto di lavoro.
D: Sono previste misure specifiche a seconda delle dimensioni aziendali? Se sì, per quali?
A: Sì, per le aziende “con meno di quindici dipendenti”.
D: Cosa è previsto per le aziende con meno di 15 dipendenti?
R: Dopo il quinto giorno di assenza ingiustificata, il datore di lavoro può sospendere il lavoratore per la durata corrispondente a quella dell’(eventuale) contratto di lavoro stipulato per la sostituzione, comunque per un periodo non superiore a dieci giorni, rinnovabili per una sola volta e, non oltre il predetto termine del 31 dicembre 2021.
D: Al contratto per la sostituzione si applicano le norme in vigore per il lavoro a termine?
R: Sì.
D: Nelle aziende con meno di 15 dipendenti, cosa succede se il lavoratore presenta il GP in pendenza del contratto a termine per la sostituzione?
R: Il lavoratore può rimanere sospeso “per la durata corrispondente a quella del contratto di lavoro stipulato per la sostituzione e comunque per un periodo non superiore a dieci giorni”.
D: Nelle aziende con meno di 15 dipendenti, cosa succede se il lavoratore non presenta il GP in pendenza del contratto a termine per la sostituzione?
R: Il lavoratore rimane assente ingiustificato fino alla presentazione del GP.
D: Nelle aziende con meno di 15 dipendenti, cosa succede se il datore di lavoro non stipula un contratto per la sostituzione del lavoratore assente da 5 giorni?
R: Il lavoratore rimane assente ingiustificato fino alla presentazione del GP.
D: Cosa succede se il lavoratore in smart working viene convocato per una riunione il 16 ottobre 2021 e non è in possesso del GP?
R: Il rifiuto ad eseguire la prestazione lavorativa in presenza, in ragione della mancanza del GP ha, come conseguenza, l’assenza ingiustificata dal rapporto di lavoro (senza retribuzione).
D: Le nuove norme del DL troveranno applicazione dopo il 31 dicembre 2021?
R: Allo stato, non vi sono indicazioni in merito.
Varie
D: Chi deve sostenere il costo del tampone sostenuto dal dipendente non vaccinato che debba ottenere il GP per l’accesso al luogo di lavoro?
R: Non è previsto alcun obbligo specifico in tal senso in capo al datore di lavoro. Il DL prevede, in ogni caso, l’esecuzione gratuita dei test antigenici rapidi per i soggetti che non possono ricevere o completare la vaccinazione sulla base di idonea certificazione medica (art. 4).
D: Lo status di “assente ingiustificato” immediato vale solo per le società con più di 15 dipendenti?
R: No, vale per tutte le società.
D: L’assenza ingiustificata con conservazione del posto di lavoro può andare oltre il termine del 31 dicembre 2021?
R: Allo stato attuale, no.